Как вести учет материалов в салоне красоты, выбор программы

Говоря о компьютерной программе для салона красоты, многие не до конца понимают, какие цели преследует установка программы. Сразу поясним, что речь в данном случае идет не о бухгалтерском учете, а о программе, которая признана предоставлять владельцу и руководителю салона красоты всю информацию о состоянии своего предприятия, помогать принимать правильные эффективные управленческие решения, а также автоматизировать рабочие процессы в салоне красоты.

Когда не стоит покупать программу для управления салоном красоты?

1. Если вы планируете ее использовать для бухгалтерского учета. Такая программа нужна для повышения эффективности управления салоном красоты. Итак, подчеркнем еще раз – программа используется владельцами или директорами спа-центров, косметологических клиник или салонов красоты, но не их бухгалтерами. Некоторые программы позволяют пользоваться отдельными функциями бухгалтерского учета, однако покупка подобных программ только ради этого лишена какого-либо смысла. Стоит воспринимать бухгалтерские функции в данном случае только как бонус – дополнение ко всему основному функционалу.
2. Не стоит тратить деньги на покупку программного обеспечения для салонов красоты тем владельцам, для которых салон не является бизнесом, иными словами он функционирует не для получения прибыли. Нередки случаи, когда салон красоты является статусным атрибутом, данью веяньям моды в определенных социальных кругах, непрофильным активом. К сожалению, распространенный миф, что после открытия салона красоты можно ежемесячно получать прибыль, расслабившись и ничего не делая, не имеет под собой никаких оснований.
3. Также нет смысла приобретать программу управления, если вы используете салон красоты для сдачи в аренду мастерам.

Кроме тех задач, о которых мы уже упомянули, внедрение программы для салонов красоты позволяет реализовать еще одну важную задачу – воплотить в жизнь регламенты и предписания.

О чем в данном случае речь? Во многих салонах красоты существует подробно расписанный алгоритм действия сотрудников в разных ситуациях, однако существование регламента вовсе не означает его соблюдение в жизни. Часто они так и остаются только на бумаге.

Описать любой рабочий процесс в салоне красоты не так и сложно, с этой задачей, в крайнем случае, сможет справиться приглашенный консультант, а вот следовать инструкциям хотят сотрудники далеко не всех салонов красоты.

После внедрения компьютерного обеспечения приходится не только вводить правила, но и следовать им. Автоматизация рабочих процессов не оставляет сотруднику возможности выполнять задачи по-своему.

Так, например, работая в Excel, администраторы редко ведут клиентскую базу по регламенту. Сложнее всего этого добиться, если администраторы часто меняются. Если же администратор работает с управленческой программой для салонов красоты, у него не остается возможности «сачковать», приходится вести учет клиентов и запись по всем правилам.

На что нужно обращать внимание при выборе оптимальной программы для своего салона красоты?

Функциональность. Это самое главное требование, поэтому к этому пункту отнеситесь с особенным вниманием. Программа должна поддерживать все опции, которые необходимы вам в работе. Так, стоит отметить, предполагаются ли функции встроенных в программу управленческих отчетов, которые нужны для автоматизации бизнес-процессов в салоне, контроля над своим бизнесом.

Эта информация потребуется каждому руководителю, который стремиться повысить эффективность управления салоном красоты.

Соотношение цены и функциональности. Чем выше цена и чем меньше функций, тем менее стоящим является рассматриваемый вами вариант. Смотрите, реализуются ли в конкретной программе функции, позволяющие вести учет, проводить анализ и контроль денежных потоков, товаров и услуг, клиентов, бонусов и скидок для клиентов.

Отметьте для себя такие качества программного обеспечения, как простота внедрения, гарантийное обслуживание, наличие дополнительных сервисов, сервисная поддержка разработчиком и т.п.

Простота в работе и возможность масштабировать приобретаемое ПО. Если у вас в планах есть открытие других салонов красоты, которые в дальнейшем сформируют сеть, то необходимо это учитывать на этапе приобретения программного обеспечения. Проверьте, если ли возможность масштабировать программу, чтобы она смогла выполнять свои функции при расширении бизнеса.

Создана ли данная программа под салонный бизнес. Это очень важный момент – ваше ПО должно создаваться с учетом отраслевой специфики, все решения должны быть разработаны либо же адаптированы под предприятия beauty-индустрии. При этом их стоимость вполне доступна из-за отсутствия массивного ненужного в данной сфере функционала.

Однако нужно отдавать себе отчет, что не каждая программа, которая представлена на рынке Украины, России и стран СНГ как продукт для автоматизации салонного бизнеса, на самом деле разработана под эту сферу. Разобраться поможет изучение перечня функциональных возможностей и наличие встроенной отчетности для управляющего салонным бизнесом.

ПО – это ваш инструмент в повышении эффективности, поэтому с его выбором важно не ошибиться. Пообщайтесь с представителями компании, у которой хотите приобрести программу, обратите внимание, используют ли в разговоре отраслевую терминологию консультанты, понимают ли ее, могут ли доступно ответить на вопросы не только руководителя, но также и бухгалтера и администратора салона красоты.

Если на ваши вопросы отвечают общими фразами, говорят, что уточнят информацию и перезвонят, не дают точных данных, в их словах мало конкретики – это определенно должно вас насторожить.

Каким функционалом должно обладать ПО для салонов красоты?

• ведение клиентской базы салона красоты
• ведение бухгалтерского учета
• генерирование отчетности для директора
• создание аналитических отчетов по продажам, возможность расчета бонусов и скидок
• ведение кадрового учета, включающее табелирование рабочего времени, ведение карточек сотрудника, возможность расчета заработной платы с учетом многофакторной системы

• возможность проведение СМС и имейл-рассылок из программы
• возможность синхронизации данных между программой в салоне красоты и компьютером владельца/директора, независимо от его местонахождения, а также возможность синхронизации данных сети салонов, необходимых для централизованного и согласованного управления бизнесом, состоящим из нескольких салонов красоты
• простой интерфейс для понятной и удобной работы администратора салона красоты

С какими сложностями вы можете столкнуться при внедрении ПО в своем салоне красоты?

Не стоит рассчитывать, что внедрение программного обеспечения пройдет гладко и все сотрудники немедленно оценят такое решение. Процесс внедрения учета в салоне красоты всегда будет сопряжен с определенным стрессом, однако в задачу руководства входит обеспечить не только умение администратора работать с программой, но и желание.

Программное обеспечение в данном случае становится помехой к расслабленной работе «спустя рукава», у администратора появляется больше обязанностей, чему он, вряд ли, будет рад. А руководство в свою очередь всегда знает реальное положение дел в салоне красоты – ну какому администратору такое будет по душе?

Вашим решением данной проблемы должна стать правильная мотивация сотрудников. Так, после окончания адаптационного периода (срока, отведенного на обучение и привыкание к работе с новой программой) бонусы и/или проценты, которые вы начисляете вашему администратору, должны выплачиваться только при условии правильной работы в программе – пусть это будет обязательным условием их получения.

От вас зависит также много, прежде всего, выбрав программу с простым и понятным интерфейсом, вы увеличиваете шансы на то, что администраторы быстрее адаптируются к программе и будут правильно с ней работать.

Как программа позволяет принимать эффективные управленческие решения?

Рассмотрим эффективность такой программы на примере. Итак, вы поставили задачу увеличить выручку салона красоты. Прежде всего, данная цель должна быть сформулирована четко и в измеряемых единицах (цифрах, процентах). Если вы просто ставите задачу «увеличить выручку», это уже огромный шаг в противоположном от вашей цели направлении.

Если вы ставите задачу в конкретных цифрах, вы движетесь к своей цели. «В сентябре поднять выручку на 20 тысяч гривен со 170 до 190 тысяч гривен, в октябре еще на 20 тысяч гривен до 210 тысяч гривен, в ноябре до 230 тысяч гривен».

Причем важно, чтобы цифры были записаны, а не существовали только у вас в голове. Неважно, где вы визуализируете свою цель, это облегчит вам ее достижение. Оперируйте реальными цифрами, которые сотрудники вашего салона смогут реализовать.

Как узнать, какие цифры заносить в план на следующие три месяца? Какие показатели будут реальными, а какие недо- или переоцененными? С этой целью вам нужно получить объективную информацию о текущем состоянии, а получить эту информацию быстро и точно позволит управленческая компьютерная программа.

Проанализировав сформированные программой отчеты и данные, вы получите такие сведения

• какую долю составляют постоянные клиенты в общем числе клиентов вашего салона красоты (постоянными вы можете, например, считать клиентов, которые минимум трижды посетили салон за определенный период времени)
• процентное соотношение денег из общей выручки, которое обеспечено постоянными клиентами
• сколько клиентов пришло по рекомендациям за отчетный период
• среднюю частоту посещения салона постоянными клиентами
• какие услуги салона пользуются наибольшей популярностью
• какой размер среднего чека
• какова возрастная категория ваших клиентов
• сколько клиентов вы потеряли всего по салону и по конкретным специалистам и т.п.

Получив и проанализировав эти цифры, вы расписываете план по достижению запланированных показателей выручки. Одним из пунктов этого плана может стать изменение существующей или создание новой программы лояльности для ваших клиентов.

В этом вопросе вам также поможет программа. Не стоит слепо копировать примеры программ лояльности из статей или повторять один в один схемы, которым вас учили на тренингах, мастер-классах и т.п. От промахов в данном случае вы не застрахованы, они могут как подойти к вашему бизнесу, так и оказаться неудачными. Поэтому строиться они должны на особенностях именно вашего салона красоты.

Решая, какую программу лояльности выбрать, вы должны найти самые действенные аргументы, которые заставят ваших клиентов оправдать перед собой и своими знакомыми выбор в пользу вашего салона. Розыгрыши, призы, «клуб избранных», скидки, бонусная программа и т.п.

Скидки и бонусы являются самыми распространенными разновидностями программы лояльности. Основным отличием между этими двумя понятиями является то, что скидка зависит от суммы чека клиента – чем больше клиент потратил, тем более существенную сумму ему удастся сэкономить.

В случае с бонусами присутствует индивидуальный подход, поскольку бонусы насчитываются за покупательскую историю, они всегда персонифицированы.

Что выбрать для своего салона, вы сможете решить, проанализировав покупательское поведение своих клиентов с помощью управленческой программы.

Применяйте наши рекомендации, выбирайте оптимальную программу для управления салоном красоты и повышайте эффективность ведения вашего бизнеса!

P.S. Читайте также о том, как составить программы для СПА-салона.